บริการจัดการ e signature เกี่ยวข้องกับกระบวนการรวบรวม บันทึก และเก็บรักษาข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล ข้อมูลนี้ถูกจัดเก็บไว้ในระบบเครือข่ายที่ปลอดภัยซึ่งมีบุคคลที่เลือกเพียงไม่กี่คนที่สามารถเข้าถึงได้ ในบทความนี้ เราจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับสาเหตุที่คุณควรใช้ระบบ e signature ประเภทนี้ เมื่อใช้บริการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระบบจะแปลงลักษณะทางกายภาพของเอกสารเป็นรูปแบบดิจิทัลและจัดเก็บไว้ในไดรฟ์ที่กว้างขวาง ข้อดีของกระบวนการนี้คือการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลมีขนาดเล็กลงมากเมื่อเทียบกับการจัดเก็บเอกสารจริง 

ปัจจัยเรื่อง e signature หรือตู้เก็บเอกสารถูกขจัดออกไป

ซึ่งส่งผลให้ปัจจัยในการดำเนินการบำรุงรักษาและการเก็บรักษาสำหรับการจัดเก็บทางกายภาพลดลง เอกสารดิจิทัลถูกจัดเก็บไว้ในไดรฟ์เก็บข้อมูลที่ปลอดภัยและเครือข่าย ซึ่งสามารถเข้าถึงได้โดยบุคคลที่ได้รับอนุญาตผ่านเครือข่ายที่ปลอดภัย เมื่อเอกสารถูกจัดเก็บ e signature จะถูกสะสมในลักษณะที่สามารถจัดทำเป็นเอกสารได้ง่ายและเรียกใช้ได้ง่าย ดังนั้นหากผู้มีอำนาจประสงค์จะดึงข้อมูลเอกสารที่มีลักษณะบางอย่างคล้ายกัน เช่น อายุหรือเพศ ก็สามารถพิมพ์ปัจจัยสำหรับเอกสารนั้นๆ แล้วระบบก็จะให้เอกสารที่เกี่ยวข้องตรงตามเกณฑ์ 

กระบวนการดังกล่าวเหมาะสำหรับบริการที่กำหนดเองหรือการค้นหาในช่วงเวลาเฉพาะเมื่อเอกสารถูกสร้างขึ้นเมื่อจำเป็น บริการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นี้จะช่วยให้การค้นหาและจัดหาผลลัพธ์ในไม่กี่วินาที ความถูกต้อง ด้วยบริการนี้ คำถามเกี่ยวกับความถูกต้องของเอกสารจะหมดไป ก่อนจัดเก็บหรือบันทึกเอกสาร e signature รายละเอียดของเอกสารจะถูกตรวจสอบและยืนยัน หากมีข้อผิดพลาดหรือข้อมูลขาดหายไป

บริการ e signature จัดการนี้จะตรวจพบปัญหาทันที

แก้ไขหรือส่งการแจ้งเตือนไปยังระบบที่เกี่ยวข้องหรือผู้มีอำนาจ ดังนั้นบริการระบบรูปแบบนี้จะช่วยลดปัจจัยด้านความผิดพลาดของมนุษย์ การจัดเก็บข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หรือข้อมูลที่ขาดหายไป และเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมของประสิทธิภาพการทำงานของบริการ e signature ความปลอดภัยของเอกสารเหล่านี้มีความสำคัญในบริการการจัดการใดๆ การป้องกันในระดับมาตรฐานเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารเหล่านี้ได้รับการจัดเก็บอย่างปลอดภัย

e signature เพื่อวัตถุประสงค์อื่นใด ตัวอย่างเช่น หากมีเอกสารบางอย่างที่มีข้อมูลหรือเอกสารที่จัดเก็บทางการแพทย์ จำเป็นต้องรักษาและป้องกันเพื่อไม่ให้ข้อมูลนั้นถูกใช้ในทางที่ผิด และตัวตนของบุคคลที่เป็นเจ้าของเอกสารจะไม่มัวหมอง แม้ว่าข้อมูลบางอย่าง เช่น อายุและเพศจะเปิดเผยต่อสาธารณะ แต่ข้อมูลอื่นๆ จะถูกจำกัดและสามารถเข้าถึงได้เฉพาะบุคลากรที่ได้รับอนุญาตและผ่านกระบวนการของช่องทางที่ปลอดภัยเท่านั้น